文 号：[82]铁办字69号

    第一章　总　则

    第1条　为了加强铁路系统档案管理工作，充分发挥档案的作用，根据党和国家对档案工作的有关规定，特制定本规则。

    第2条　档案工作是一门专业，又是党的机要工作，各级党委必须加强对本单位档案工作的领导。

     第3条　铁路各级机关、企业、事业单位（以下简称各单位），都必须认真贯彻执行集中统一管理档案的原则，建立和健全各级档案管理机构，统一管理本单位的党、政档案。各级档案业务管理部门，对所属系统的档案工作，要加强业务指导、监督和检查。

     第4条　各单位都必须建立和健全档案工作秩序，加强档案工作科学管理，提高档案工作质量，充分发挥档案在社会主义现代化建设中的作用。

    第二章　各级档案工作的机构及其性质和任务

    第5条　铁道部档案管理处，是全路档案业务管理部门，其性质，既是党的机构，又是行政机构。它的任务是：负责拟订档案管理制度、规划、计划和措施；总结交流和推广档案工作经验；培训档案工作干部；对铁路系统各单位档案工作进行监督、检查和指导。

    铁道部档案馆，是保管铁路系统永久性档案的基地。它的任务是：按照铁道部规定的档案进馆范围，组织接收、整理、保管铁路系统的党、政档案和科学技术档案；收集、编写参考资料和专题史料；提供档案、资料的利用；负责进馆档案的缩微复制工作。

     第6条　部属各局、厂、院、校，均应设立档案管理机构（档案科或室），统一管理本单位的党政档案，并对本系统的档案工作进行业务指导、监督和检查。

    各级档案机构，其性质，既是党的机构，又是行政机构。为便于工作，机构应设在行政，并作为直属机构。

    第7条　档案室的任务是：

     （一）收集、整理、保管和统计机关的档案；

     （二）办理档案的出借和阅览，编写必要的查找工具，积极开展档案的利用工作；

     （三）进行档案的鉴定工作，对已经超过保管期限的档案，提出存毁意见；

     （四）督促和指导文书部门或有关人员把需要归档的文件材料，正确地进行立卷和拟定保管期限，并按规定时间向档案室归档；

    （五）定期把具有永久保存价值的档案向档案馆移交；

     （六）收集、整理、保管与本机关档案有关的内部参考资料，配合档案提供利用；

     （七）办理机关领导人交办的有关档案工作的其他事项。

      第8条　各单位根据工作需要，确定足够的定员，配齐胜任档案工作的干部。管理档案的干部，必须政治上完全可靠。

    第9条　档案工作干部，应当认真学习马列主义、毛泽东思想和党的方针政策，刻苦钻研业务知识，热爱档案工作，不断提高政治思想和业务水平，努力做到又红又专。

    第10条　档案工作，是机要工作的组成部分，必须认真贯彻执行党和国家的保卫、保密制度，按照机要工作的条件，严格要求，以保证所管档案的绝对安全。

    第三章　文件材料的归档

    第11条　文件材料的立卷归档工作，是文书处理工作的最后一个环节。各单位办理完毕的、具有保存价值的文件材料，都必须由文书处理部门或有关人员收集齐全，分类整理，立成案卷，于次年六月底前，向档案部门移交归档。应立卷归档的文件材料，不允许由承办单位或个人分散保存。

   第12条　文件材料立卷的基本原则是：按照文件材料的自然形成规律，保持它们的历史联系。立卷单位，在立卷工作中，应做好下列各项工作：

    （一）按照归档范围，将需要归档的文件材料收集齐全、完整；

    （二）鉴定文件材料的价值，确定保管期限；

     （三）确定文件材料的秘密等级，绝密文件应单独立卷；

    （四）按照文件之间的联系，组成案卷。不同保管期限、不同年代的文件材料应分别立卷。问题相同，保管期限又一致的文件材料，不应分开组卷。

     第13条　党委（组）、政治部、纪检委和公安局（处）都是独立行文单位，党委（组）与政治部、纪检委和公安局（处）形成的文件，必须分别整理立卷。

    第14条　文件和电报，一般应按照内容的联系，统一整理立卷，绝密文电应该单独整理立卷；少数普通文电如果与绝密文电有密切联系，也可以随同绝密文电立卷。

    第15条　归档的案卷，应该做到：归档文件齐全完整；分类清楚；标题简明确切；保管期限划分准确；每个案卷必须填写卷内目录；封皮书写要整齐；装订要结实美观；案卷排列要系统，并编有案卷目录，一并向档案部门移交归档。

    第四章　档案的整理、保管和统计

    第16条　档案整理工作，是档案室和档案馆的重要任务之一。整理工作的基本要求是，使档案系统化，便于保管和利用。其主要内容是，对不合要求的案卷进行加工整理，按全宗分类，系统排列、编制案卷目录。

    第17条　档案整理工作，必须坚持按全宗整理的原则。一个单位（包括党、政、工、团）在工作活动中形成的全部档案是一个全宗。同一全宗的档案，不得拆散。不同全宗的档案不得混在一起。

     划分档案全宗的原则是：

     （一）行政上可以独立行使职权，能够以自己的名义单独对外行文；

      （二）财务上是一个独立的会计单位，自己可以单独编造预算或财务计划。

     （三）设有专门的人事机构或管理人事的干部，有一定的任免权。

    第18条　一个全宗的全部案卷，应该根据档案的来源、产生时间、内容和形式，分门别类区分不同保管期限，进行科学分类，系统排列。排列方法可以结合本单位的实际情况，按照年代——组织机构，组织机构——年代或年代问题等方法进行。

    第19条　编制案卷目录要和案卷分类、排列顺序相一致使之准确地反映全宗内案卷的基本内容。

    第20条　每个全宗，应该设立全宗卷，把有关全宗历史情况的文件（如机关历史情况，历年档案收集和整理情况、鉴定报告、销毁清册和检查记录等）集中立卷保存。